Jak zpracovávat osobní údaje zaměstnanců aneb GDPR pro zaměstnavatele

V loňském roce „vstoupilo v účinnost“ evropské Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), jež vedle vnitrostátní právní úpravy obsažené zejména v zákoně o ochraně osobních údajů, zákoníku práce a přidružených pracovněprávních předpisech, upravuje a rozšiřuje povinnosti zaměstnavatelů při získávání a následné správě osobních údajů svých zaměstnanců.

Co všechno jsou osobní údaje?

Osobní údaje jsou evropského nařízení jakékoliv informace o identifikované (či alespoň identifikovatelné) fyzické osobě. Nejsou to ale údaje o právnických osobách, osobách zemřelých a údaje již anonymizované. Vy, jako správce osobních údajů, smíte shromažďovat všechny takové údaje, jež jsou nezbytné pro plnění zákonných povinnosti zaměstnavatele.

Jaké konkrétní informace tedy mohu zaměstnavatelé požadovat od svých zaměstnanců?

Výčet skutečností, o nichž má zaměstnavatel právo zpracovávat osobní údaje je relativně dlouhý. Zjednodušeně řečeno, pokud má dle zákona státní správa možnost nějaké z údajů požadovat od zaměstnavatele, může je analogicky zaměstnavatel požadovat po svých zaměstnancích. Speciální kategorií jsou citlivé údaje, k jejich zpracování potřebuje zaměstnavatel mimo zákonné dovolení výslovný souhlas zaměstnance.

Konkrétně zejména údaje nezbytné pro výpočet mzdy, hlášení sociálnímu úřadu a odvody sociálního a zdravotního pojištění. Určitě tedy musíte znát přímení, jméno, dřívější jména, datum a místo narození, rodné číslo, číslo občanského průkazu. V případě, že zaměstnanec uplatňuje slevu na své děti, musí sdělit jejich rodná čísla a identifikační údaje manžela, to vše, pokud zaměstnavatel zaměstnanci zpracovává daňové přiznání. Mimo to všechny nezbytné informace pro evidenční listy důchodového pojištění České správy sociálního zabezpečení (dle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení), pro placení zdravotního pojištění (zákon o veřejném zdravotním pojištění) nebo pro správný výpočet měsíčních záloh na dani (zákon o správě daní a poplatků). Pokud je zaměstnanec cizincem, musí svému zaměstnavateli sdělit, jaké má státní občanství.

Pravidla nakládání s osobními údaji.

Zaměstnavatel je především může využívat pouze k předem daným a zákonem stanoveným účelům. Nemůže je tedy zejména využívat při své další obchodní činnosti. Jako správce osobních údajů musí učinit taková opatření, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k osobním údajům. Přičemž dle zákona je neoprávněnou osobou každý, kdo nemá ze zákona povinnost s osobními údaji pracovat. To zahrnuje nejen osoby zcela odlišné od zaměstnavatele, ale, v případě zaměstnavatelů s vícero zaměstnanci, i omezení přístupu těm z nich, kteří v rámci plnění pracovních úkonů neplní zákonné povinnosti zaměstnavatele, k nimž jsou osobní údaje zaměstnanců zapotřebí. V praxi tedy bude s osobními údaji pracovat například účetní nebo vedoucí pracovník, ne již zaměstnancův kolega, který podklady pro státní správu nevypracovává. Pokud jsou zaměstnancům předávány výplatní listy, učiní se to takovým způsobem, aby byla výše mzdy sdělována diskrétně.

Mohu na pracoviště nainstalovat kamery? Jak mohu monitorovat své zaměstnance?

Evropské nařízení dává zaměstnavateli možnost zpracovávat osobní údaje i tehdy, je-li to nezbytné k splnění ze smlouvy nebo za účelem ochrany oprávněných zájmů zaměstnavatele. Limitem takového zásahu je jeho přiměřenost. Z praxe, zaměstnavatel rozhodně může monitorovat své zaměstnance kamerovým systémem, např. pokud nakládají s cennostmi (pokladní). V případě výrobní linky, může sledovat počet vyrobených kusů za účelem ochrany majetku zaměstnavatele. Naopak problematickým by byl kamerový systém nainstalovaný pouze za účelem kontroly produktivity pracovníků (administrativní pracovníci).

Máte konkrétní problém z oblasti ochrany osobních údajů v zaměstnanecké sféře? Potřebujete nastavit interní procesy zpracování osobních údajů v souladu se zákonnou úpravou? Neváhejte kontaktovat naši advokátní kancelář!