Není zdaleka všeobecně známo, že jsou osoby zapsané v obchodním rejstříku povinny určité dokumenty zveřejňovat. Často zůstane u zveřejnění zakladatelské listiny, která je rovněž nezbytná pro vznik společnosti. Následně u mnoha subjektů sbírka listin zeje prázdnotou. Je to takto v pořádku? Hrozí za to sankce?
Pod pojmem zveřejnění v obchodním rejstříku chápeme uložení do sbírky listin. O tomto uložení lze uvažovat ve dvou kategoriích.
Dokumenty potřebné pro vznik společnosti
První je uložení dokumentů nezbytných pro vznik společnosti jejím zápisem do obchodního rejstříku. Bez tohoto zápisu fakticky společnost nikdy nevznikne, a to, že máte v ruce notářský zápis o jejím založení na tom nic nemění. Tato kategorie však problémem obvykle není, jelikož si od vás všechno vyžádá notář.
Dokumenty stanovené zákonem
Druhou kategorií je ukládání dalších dokumentů, o kterých to stanoví zákon, do sbírky listin. Jednou z nejdůležitějších povinností je zveřejňování účetní závěrky ve sbírce listin. U účetních závěrek řada podnikatelů chybuje a zapomíná na zveřejňování, nebo se mu záměrně vyhýbá. Zveřejnění je přitom ze zákona povinné pro všechny osoby zapsané v obchodním rejstříku a také pro ty, kterým to stanoví zvláštní předpis. Účetní závěrka obvykle bývá součástí výroční zprávy, není to ale podmínkou. Dokumenty se zasílají pouze v elektronické podobě ve formátu PDF, mají přesně dané náležitosti, které podrobně upravuje zákon o účetnictví, a vždy musí obsahovat rozvahu, výkaz zisků a ztrát, přílohy, které dokládají, vysvětlují a upřesňují uvedené informace, datum a elektronický podpis zástupce statutárního orgánu.
Je nezbytné uložit dokumenty do sbírky listin bez zbytečného odkladu ode dne vzniku dané události, a to se všemi náležitostmi. U některých dokumentů zákon stanovuje lhůtu, ve které je nezbytné listiny zveřejnit. Pokud daná listina vzniká v důsledku rozhodnutí soudu, odpovídá za její uložení rejstříkový soud, v ostatních případech je za uložení dokumentu odpovědná daná společnost.
A co když se dokumenty nezveřejní?
Pozdní zveřejnění, neúplnost, nebo úplná absence povinných dokumentů ve sbírce listin může vést v krajním případě až k uložení pokuty či dokonce ke zrušení společnosti. V případě nesplnění povinnosti a následného neuposlechnutí výzvy může rejstříkový soud udělit pokutu až do výše sto tisíc korun. Pokud by se taková situace opakovala nebo by neplnění zakládání dokumentů do sbírky listin mělo závažné důsledky pro třetí osoby, může rejstříkový soud rozhodnout a zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. Tomu samozřejmě předchází upozornění rejstříkovým soudem a poskytnutí přiměřené lhůty k odstranění nedostatků.
Dejte si pozor i na finanční úřad
V případě nesplnění povinností souvisejících s uložením účetní závěrky může zasáhnout i finanční úřad. Byť většinou pouze zvedne prst a jedná po dobrém, má pravomoc uložit pokutu až do výše 3 % celkové hodnoty aktiv.
Ve sbírce listin se dále zveřejňují i další dokumenty, a to zejména listiny prokazující vznik zástavního práva či jiného zatížení, exekuční rozhodnutí, rozhodnutí o zrušení právnické osoby či rozhodnutí o likvidaci právnické osoby.
Nezveřejnění může být považováno i za trestný čin!
Je třeba upozornit i na to, že v hraničních případech se můžete nezveřejněním účetních závěrek dopustit i trestného činu, a to trestného činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění. I když je trestní právo nejzazším způsobem postihování porušení povinnosti, ve vzácných případech se stává i tohle, zejména když jsou vážně ohrožena práva obchodních partnerů, věřitelů, zákazníků nebo zaměstnanců. Fyzická osoba se vystavuje riziku trestu odnětí svobody až na dva roky, nebo zákazem činnosti. Právnické osobě může být uložena pokuta dle jejích majetkových poměrů.
Náš tip
Nejste-li si jistí, co všechno patří do sbírky listin, nevystavujte se zbytečnému riziku postihu ze strany státu, a radši se poraďte s odborníkem!
Podnikáte a chcete mít veškerou dokumentaci v pořádku? Kontaktujte nás.
Chcete bližší informace?
Jsme k dispozici Po - Pá (9 - 18).
Pošlete nám vaši poptávku nebo si sjednejte konzultaci online!
„Těšíme se na vás.“
Adriana Hermannová
Oblíbené kategorie magazínu: Firmy a podnikatelé | Ochrana podnikání | Náhrada škody | Pracovní právo | Přestupky a správní záležitosti | Nemovitosti | Vymáhání pohledávek