Posíláte mailing? Vyhněte se sankcím za rozesílání spamu!

Propagace vlastní společnosti a nabízení jejích produktů prostřednictvím hromadně rozesílaných emailů je velmi snadné. Rozesíláním emailů může podnikatel své zákazníky informovat o novinkách, aktuální nabídce zboží a služeb nebo akcích a slevách. A co lze vůbec považovat za obchodní sdělení? Obchodním sdělením jsou všechny formy sdělení, včetně reklamy a vybízení k návštěvě internetových stránek, určeného k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image podnikatele. Aby nebylo množství nevyžádané pošty neúměrné, je její rozesílání regulováno zákonem.

Dodržování pravidel rozesílání hromadných emailů je základ

Rozesílatel musí při rozesílání dodržovat základní pravidla, jinak by se dopustil přestupku. Prvním základním pravidlem je, že rozesílatel musí mít souhlas příjemce hromadného emailu. To především znamená, že by měl mít vlastní databázi emailových adres, které může získat například prostřednictvím sběrného formuláře na webových stránkách nebo z databáze zákazníků. Díky tomu podnikatel osloví pouze zákazníky, kteří mají o produkty opravdový zájem, jelikož sami dobrovolně zadali z nějakého důvodu svůj email. Pokud podnikatel získá emailové adresy díky nákupu databází kontaktů od třetích osob, bude postupovat protizákonně.

Možnost odhlásit se z odběru obchodních sdělení

Druhou podmínkou je, že stejně dobrovolně jako příjemce podnikateli svůj email poskytnul, musí mít příjemce i možnost odhlásit se ze seznamu odběratelů hromadných emailů. Možnost odhlášení musí být dána jasně a zřetelně. Odhlášení je pochopitelně zdarma, bez jakékoliv sankce. Nejjednodušší způsob, jak umožnit odhlášení odběru obchodních sdělení je pomocí odkazu umístěného v zápatí emailu. Problém může nastat např. v případě rozesílání hromadných propagačních SMS, kdy i každá tato zpráva měla obsahovat možnost se odhlásit, což v praxi není vždy moc dobře proveditelné vzhledem k délce SMS.

Informujte příjemce, že se jedná o obchodní sdělení!

V obchodním sdělení musí být rovněž jednoznačně deklarováno, že se jedná o obchodní sdělení. Také musí zahrnovat informaci o totožnosti odesílatele, jehož jménem se komunikace uskutečňuje. Rovněž by měl email obsahovat platnou adresu, na kterou může příjemce účinně zaslat informaci o tom, že si nepřeje další zasílání obchodního sdělení.

Bez souhlasu příjemce se jedná o SPAM

Pokud by se totiž jednalo o poštu, která je nevyžádaná a nechtěná a k jejímuž zasílání příjemce nedal souhlas, jednalo by se o spam. Obchodní sdělení, které je spamem, se své adresáty snaží často přimět k návštěvě určité webové stránky nebo aby si objednali určité produkty. Jelikož poctiví podnikatelé pravidla neporušují a neriskují díky tomu vysoké sankce, lze očekávat, že nevyžádané spamy často sledují nekalé úmysly a můžou například způsobit poškození počítače díky virům, které mohou obsahovat, nebo mohou být zneužívány k trestné činnosti.

Pozor na Úřad pro ochranu osobních údajů

Výkon dozoru nad šířením obchodních sdělení přísluší Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Ten má rovněž na starost prověřování podnětů týkajících se této činnosti. Pokud je někdo příjemcem nevyžádaných obchodních sdělení, může na internetových stránkách ÚOOÚ podat stížnost prostřednictvím formuláře. Ve formuláři se vyplní emailová adresa (popřípadě telefonní nebo faxové číslo), na kterou bylo nevyžádané obchodní sdělení zasláno, přidá se kopie hlavičky emailu a kopie samotného emailu. Stav stížnosti a způsob jejího vyřízení lze sledovat na internetových stránkách ÚOOÚ. Pokud však stěžovatel požaduje náhradu újmy či jinou satisfakci, jako například omluvu, musí se obrátit přímo na soud, jelikož ÚOOÚ není oprávněn rozhodovat o podobných nárocích. Stejně tak není ÚOOÚ orgánem činným v trestním řízení, a proto se v případě podezření ze spáchání trestného činu musí stěžovatel obrátit na policii nebo státní zastupitelství. ÚOOÚ však může rozesílateli nevyžádaných emailů udělit pokutu ve výši jdoucích do milionů korun.

Pozor na nové nařízení GDPR

V rámci využívání osobních a kontaktních údajů na hromadné rozesílání je také třeba mít na paměti novou budoucí regulaci GDPR, která zpracování osobních údajů poměrně značně zkomplikuje. Účinnost tohoto nařízení nastane v květnu 2018. V rámci souhlasů se zpracováním osobních údajů je pak nutné počítat s nutností aktualizovat údaje celé databáze, případně získat souhlasy nové. Bližší informace se dozvíte v našem článku GDPR – strašák všech zpracovatelů osobních údajů.

Potřebujete správně nastavit procesy zpracování osobních údajů a jejich využití? Naši právníci Vám rádi pomohou!