Účetnictví může firmu chránit – nebo ji stát miliony. Na co podnikatelé nejčastěji doplácejí?

Účetnictví mnoho podnikatelů vnímá jen jako nutnou administrativu. Ve skutečnosti ale právě chyby v účetnictví často vedou k vysokým pokutám, problémům s finančním úřadem nebo zbytečným ztrátám. V tomto článku se podíváme na nejčastější situace, které podnikatelé podceňují, a ukážeme si i několik skutečných příběhů z praxe.

Účetnictví patří mezi oblasti podnikání, které mnoho podnikatelů odsouvá na druhou kolej. Dokud všechno funguje, bývá často vnímáno jen jako nepříjemná administrativa, kterou „někdo řeší za mě“. Jenže právě v okamžiku, kdy se objeví problém, se ukáže, jak zásadní roli účetnictví ve firmě skutečně hraje.

Z praxe víme, že chyby v účetnictví často nevznikají úmyslně. Mnohem častěji jde o podcenění povinností, přílišnou důvěru v externí účetní nebo přesvědčení, že „to nějak projde“. Následky ale mohou být velmi drahé.

Podívejme se na několik oblastí, které podnikatelé nejčastěji podceňují.

Účetní závěrka: povinnost, kterou mnoho podnikatelů bere na lehkou váhu

Účetní závěrka není jen formalita „pro úřady“. Jejím účelem je poskytovat přehled o finanční situaci společnosti – nejen státu, ale také obchodním partnerům, investorům nebo bankám.

Právě z účetní závěrky lze zjistit:

• jak si firma ekonomicky vede,
• jaké má závazky a pohledávky,
• jaký má obrat nebo hospodářský výsledek.

Pro řadu podnikatelů je ale účetní závěrka něco, co dlouhodobě odkládají nebo zcela ignorují. A právě tady vznikají první velké problémy.

Jak může ignorování účetnictví stát více než milion korun

Příběh z naší praxe

Na pana Daniela se usmálo štěstí, když po své tetě žijící v Německu zdědil majetek v hodnotě několika desítek milionů korun. Peníze investoval do stavební společnosti, o které dlouho snil. Zakázky přicházely, podnikání rostlo a zdálo se, že všechno funguje správně.

Velkou chybu ale udělal ve chvíli, kdy vedení účetnictví svěřil známé, která neměla dostatek zkušeností.

Po dvou letech podnikání začal situaci řešit finanční úřad. Ukázalo se, že společnost od svého vzniku nesestavila účetní závěrku. Pan Daniel přitom opakované výzvy ignoroval, protože věřil, že se povinnost jeho společnosti netýká.

To byla zásadní chyba.

Finanční úřad nakonec uložil pokutu téměř v maximální možné výši. Výsledkem byla ztráta přesahující 1,2 milionu korun.

Výroční zpráva a audit: povinnost, o které firmy často ani nevědí

S růstem firmy se přirozeně pojí i další zákonné povinnosti, o kterých řada podnikatelů často vůbec neví. Ve chvíli, kdy společnost překročí určité zákonné limity – například z hlediska obratu, velikosti majetku nebo počtu zaměstnanců – může vzniknout povinnost nechat účetní závěrku ověřit auditorem nebo vyhotovit výroční zprávu.

Tyto povinnosti se typicky začnou týkat firem, které rychle rostou a soustředí se především na obchod, nové zakázky a rozvoj společnosti. Právě dynamický růst ale bývá v praxi častým problémem. Podnikatelé mají pocit, že když firma prosperuje a účetnictví „nějak funguje“, není potřeba řešit další administrativní požadavky. Jenže právě v tomto období se často přehlédne okamžik, kdy společnosti vzniknou nové povinnosti, jejichž nesplnění může vést k vysokým sankcím nebo dalším komplikacím.

Kdy může být levnější zaplatit auditora než pokutu

Příběh z naší praxe

Pan Martin vybudoval úspěšnou IT společnost, která během několika let vyrostla na tým o více než šedesáti zaměstnancích. V době covidu firma výrazně rostla a její obrat překročil 80 milionů korun.

Účetnictví bylo vedeno správně, problém ale spočíval v něčem jiném — společnosti vznikla povinnost ověřovat účetní závěrku auditorem a vyhotovit výroční zprávu. Jenže nikdo si toho nevšiml.

Když se následně přehlédla i komunikace finančního úřadu v datové schránce, bylo pozdě. Firma se dopustila hned několika přestupků najednou.

Výsledkem byla pokuta ve výši 950 tisíc korun. Přestože firmu nezlikvidovala, pan Martin musel přistoupit k restrukturalizaci a propustit část zaměstnanců.

Archivace účetních dokladů: podceňovaná povinnost s nepříjemnými následky

Další oblastí, kterou podnikatelé často podceňují, je archivace účetních dokumentů.

Zákon ukládá povinnost uchovávat:

• účetní závěrky,
• výroční zprávy,
• účetní doklady,
• inventurní soupisy,
• nebo daňové dokumenty,
  a to i několik let zpětně.

Řada podnikatelů dnes přechází na elektronickou archivaci. Ta je samozřejmě možná, ale zároveň klade vyšší nároky na zabezpečení dat. A právě tady vzniká další riziko.

Jak může jeden infikovaný soubor způsobit statisícové škody

Příběh z naší praxe

Pan David podnikal v oblasti mezinárodní dopravy a kvůli velkému množství dokumentů přešel na elektronickou archivaci účetnictví. Firma měla vlastní server, na který zaměstnanci ukládali všechny účetní podklady.

Stačila ale jediná chyba.

Jeden ze zaměstnanců stáhl soubor obsahující ransomware, který během krátké chvíle zašifroval firemní data. Následně přišla výzva k zaplacení vysokého výkupného.

Pan David se rozhodl výkupné neuhradit, protože by ohrozilo fungování celé firmy. Jenže ve stejnou dobu u společnosti probíhala kontrola finančního úřadu.

A ten absence účetních záznamů příliš nezajímala.

Přestože finanční úřad okolnosti případu zohlednil, podnikatel dostal pokutu ve výši 200 tisíc korun za nesplnění povinnosti uchovávat účetní záznamy.

Účetnictví není jen administrativa

Mnoho podnikatelů účetnictví řeší až ve chvíli, kdy vznikne problém. Jenže právě tehdy bývá často pozdě.

Správně nastavené účetnictví:

• chrání podnikatele,
• pomáhá předcházet sporům,
• a může firmě ušetřit statisíce až miliony korun.

Důležité je nejen účetnictví svěřit správné osobě, ale také průběžně kontrolovat, zda jsou všechny povinnosti skutečně plněny.

Závěrem

Většině problémů v účetnictví lze předejít, pokud podnikatel účetnictví nepodceňuje a má nastavené správné procesy. Nestačí jen spoléhat na to, že se o vše postará externí účetní nebo interní ekonomické oddělení. Důležité je mít přehled o základních povinnostech společnosti, pravidelně kontrolovat, zda jsou skutečně plněny, a včas reagovat na změny, které mohou s růstem firmy přicházet. Jak ukazují i příběhy z praxe, zdánlivě drobné přehlédnutí nebo podcenění administrativních povinností může mít velmi nepříjemné finanční dopady. Právě prevence a včasná kontrola přitom bývají výrazně levnější než následné řešení problémů s finančním úřadem nebo vysokých sankcí.

Pokud si nejste jistí, zda vaše společnost plní všechny povinnosti správně nebo chcete předejít zbytečným rizikům, rádi vám v AZ LEGAL pomůžeme situaci zkontrolovat a nastavit bezpečné řešení.