Uzavírání smluv online a elektronické podpisy

Právní jednání je zjednodušeně jakýkoliv právně relevantní projev vůle navenek. Tento projev vůle může být učiněn různými způsoby, např. podpisem listiny obsahující ujednání kupní smlouvy na nemovitost, vhozením mince do automatu na kávu nebo nástupem do autobusu městské hromadné dopravy. To, jakou podobu takové jednání má, označujeme jako formu právního jednání. Současné české právo přitom vychází ze zásady, že každý si může pro právní jednání zvolit libovolnou formu, pokud není ve volbě formy omezen ujednáním nebo zákonem.

Forma právního jednání

Vzhledem k tomu, že smlouva je druhem vícestranného právního jednání, je možné naprostou většinu smluv uzavřít jakýmkoliv způsobem, z něhož je dostatečně jasně, srozumitelně a určitě jasné, co chce jednající udělat. Zákon sice zná řadu výjimek, zejm. ujednání, které není prováděno každý den, např. písemná forma při převodu nemovitostí. U většiny ostatních případů tedy ani písemná není povinná, ale dost usnadní důkazní situaci v případě sporu. Je sice možné koupit auto od souseda po telefonu (stranou nechme přepis vozidla v evidenci, který koupi jako takovou neovlivňuje) nebo půjčit půl milionu korun tetě z druhého kolene ústní smlouvou u velikonočního oběda bez písemné smlouvy o zápůjčce, ale zřídkakdy je to moudré.

K platnosti písemného právního jednání se obecně vyžaduje podpis jednajícího. Pro dodržení písemné formy při jednání v elektronické podobě, jsou pak požadavky na písemnou formu právního jednání ještě sníženy. Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Lze tedy uvažovat třeba o nahrávce video komunikace přes Skype.

Jak ale jednat v písemné formě co nejjednodušeji?

Obyčejný e-mail: Pokud nejde o uzavírání důležitých smluv, je v praxi běžné poslat obyčejný e-mail bez elektronického podpisu, ať již s nebo bez využití SSL šifrování. Ve většině případů přitom takové jednání soudy bez problémů akceptují jako jednání písemné. Byť se čas od času objeví rozhodnutí vyšších soudů, které rozhodnou přesně opačně. V praxi se tímto způsobem uzavírají smlouvy nejrůznějšího druhu, z naší zkušenosti např. smlouvy o přepravě v kamionové dopravě, o dodávkách nábytku, kupní smlouvy na zboží či menší smlouvy o dílo.

Naskenovaná smlouva: Pokud chcete mít, alespoň z pohledu vyšších soudů větší jistotu, je možné listinu smlouvy vytisknout na tiskárně, podepsat rukou, naskenovat (či vyfotit mobilem), zaslat protistraně a ta učiní obdobně. Výše uvedené postupy představují písemné smlouvy bez zaručeného či kvalifikovaného podpisu.

Podání datovou schránkou: Úkony vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže tedy jiný právní předpis nebo vnitřní předpis stanoví jinak. Pokud tedy máte zřízenou „datovku“, podepisovat podání přes ní učiněná už nemusíte.

Podepisování elektronickým podpisem

Hodí se zejména v případě, že činíte podání vůči orgánům veřejné moci e-mailem nebo při uzavírání smluv, u nichž nepostačuje naskenovat papírovou listinu a obyčejný e-mail je z důkazně značně rizikový.

Elektronické podpisy jsou upraveny nařízením EU a národním adaptačním zákonem. Ve výsledku rozlišujeme:

1. kvalifikovaný elektronický podpis (používá prostředek pro vytváření elektronických podpisů – např. čipová karta či USB token s certifikací),
2. zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu (kvalifikovaný certifikát, ale bez čipové karty/tokenu),
3. zaručený elektronický podpis (na certifikát nejsou kladeny žádné požadavky),
4. prostý elektronický podpis (cokoliv, co má elektronickou podobu a co někdo použije jako podpis, třeba i jen podpis v textu mailu).

Jako by ale zmatku nebylo dost zmatku, zavádí český adaptační zákon další pojem uznávaný elektronický podpis, který souhrnně označuje zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis (bod 2 výše) a kvalifikovaný elektronický podpis (bod 1 výše).

V konkrétním případě záleží, co který právní předpis vyžaduje. Většinou je to uznávaný elektronický podpis, takže vlastně kvalifikovaný elektronický podpis či zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu.

Při soukromoprávním jednáním (např. uzavírání smluv dle občanského zákoníku) přitom není požadavek na úroveň podpisu většinou stanoven. Jde spíš o to, jakou důkazní sílu bude mít který z podpisů v řízení před soudem či jiným orgánem veřejné moci. Každopádně alespoň zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu či nejlépe kvalifikovaným elektronickým podpisem ve většině případů nic nezkazíte.

Jak tedy správně uzavírat smlouvy elektronicky?

Lze říci, že právně jednat lze v soukromém styku různým způsobem. Písemné formě je dobré dát přednost zejména z důkazních důvodů nebo v případě, že to výjimečně zákon vyžaduje (pracovní smlouvy, nemovitosti, některé případy zástavního práva a další).

Pokud jednáte písemně a chcete uzavírat smlouvy elektronicky, je dobré výběr konkrétní formy vždy přizpůsobit důležitosti a potenciálním následkům, které z takového jednání mohou vyplývat. V těch nejméně důležitých případech, kdy se bude jednat třeba o pár tisíc korun, lze asi bez potíží zvolit obyčejný e-mail. Pokud již půjde o víc, můžete zaslat skeny listiny smlouvy podepsané rukou či nejlépe dokument podepsaný alespoň zaručeným elektronickým podpisem. Vůči orgánům veřejné moci není většinu třeba elektronicky podepisovat dokumenty při podání skrze datovou schránku.

Potřebujete poradit, jak efektivně a co nejbezpečněji uzavírat smlouvy online? Od toho jsme tu, ozvěte se nám!