Výhody a nevýhody využívání virtuálního sídla firmy

Virtuální sídlo je dnes v praxi velmi rozšířenou službou poskytovanou desítkami společností. O co se jedná? Poskytovatel v rámci poskytované služby virtuálního sídla pronajme právnické osobě určitou adresu, za účelem jejího zápisu do obchodního rejstříku jakožto sídla této právnické osoby. Právnická osoba však ve skutečnosti tyto prostory pro svou činnost neužívá a slouží tak pouze jako fiktivní adresa sídla.

Výhody virtuálního sídla

Zřízení virtuálního sídla má nespočet výhod. Pro právnické osoby, které pro svou činnost nepotřebují stálou kancelář, je zbytečně nákladné si takovéto prostory pronajímat a uzavírat klasickou nájemní smlouvu na nemovitost. Jednou z hlavních výhod virtuálního sídla je tak úspora nákladů ve srovnání se standardním pronájmem kanceláře. Problémem někdy také bývá obstarat souhlas vlastníka nemovitosti se zřízením sídla, který však v případě virtuálního sídla zajistí jeho poskytovatel.  Další výhodou může být zřízení virtuálního sídla na prestižní adrese, která bude působit na potenciální klienty.

Je však zřízení virtuálního sídla opravdu tak výhodné, jak se na první pohled zdá?

Virtuální sídlo není zákonem nijak upraveno a řídí se proto obecnou úpravou sídla v občanském zákoníku a živnostenském rejstříku. Jeho využívání je v souladu se zákonem a zcela legální a za jeho využívání vám tedy nehrozí žádná sankce. Je však nutné pamatovat na to, že se zřízením virtuálního sídla pro vás vyplývají určité povinnosti a rizika.

Nevýhody a povinnosti spojené s virtuálním sídlem

Ustanovení § 429 odst. 2 občanského zákoníku uvádí, že „uvádí-li podnikatel jako své sídlo jiné místo než své sídlo skutečné, může se každý dovolat i jeho skutečného sídla. Proti tomu, kdo se dovolá sídla podnikatele zapsaného ve veřejném rejstříku, nemůže podnikatel namítat, že má skutečné sídlo v jiném místě.“ Poskytuje tak ochranu těm, kteří se při odlišném umístění reálného a virtuálního sídla dovolávají jednoho z nich. Jednání takové osoby, které bude vůči podnikateli učiněno v místě jeho skutečného sídla, je vůči tomuto podnikateli účinné. Současně však platí, že dovolá-li se někdo sídla zapsaného ve veřejném rejstříku, nemůže podnikatel namítat, že má skutečné sídlo v jiném místě. Vůči podnikateli jsou tak účinná jak právní jednání učiněná na adrese jeho skutečného sídla, tak právní jednání učiněná na adrese jeho zapsaného sídla.

Se sídlem společnosti (a tedy i virtuálním) spojuje živnostenský zákon povinnost společnosti viditelně označit obchodní firmou a identifikačním číslem objekt, v němž má sídlo (§ 31 živnostenského zákona). V opačném případě jim hrozí pokuta až do výše 100 000 Kč. Zpravidla půjde o vyvěšení štítku nebo informační tabule na fasádě objektu obsahující název a identifikační číslo takové osoby.

Jistou nevýhodou může představovat povinnost společnosti přebírat na adrese sídla korespondenci, která je samozřejmě spojena i s virtuálním sídlem. Společnost se o doručené korespondenci nemusí dozvědět, neboť prostory fyzicky nevyužívá. Nepřebírání pošty však může být pro společnost velmi důležité např. co se týče dodržení procesních lhůt či jedná-li se o korespondenci naléhavou či jinak důležitou. Právnické osoby mají ze zákona zřízenou datovou schránku, a proto není riziko nepřebírání pošty od správních úřadů či soudů tak vysoké. Nicméně nejen tato korespondence je zpravidla pro fungování činnosti společnosti klíčová. Službu přebírání a přeposílání korespondence většina poskytovatelů virtuálních sídel za poplatek nabízí, nicméně nevýhodou jejího využití může být nespolehlivost poskytovatele, který nebude vámi objednanou službu řádně plnit.

Společnost je také povinna prokázat živnostenskému úřadu na jeho žádost právní důvod pro užívání sídla. Důvod užívání sídla dokládá rovněž při jeho zápisu do obchodního rejstříku. Zpravidla se bude jednat o souhlas vlastníka nemovitosti. Odmítnutí vlastníka nemovitosti takový souhlas poskytnout je v praxi častým důvodem pro využití virtuálního sídla. Poskytovatel virtuálního sídla totiž zpravidla souhlas s užíváním nemovitosti obstará.

V neposlední řadě může být překážkou zřízení virtuálního sídla skutečnost, že tuto službu využívají dnes (zejména v centru Prahy) tisíce společností. Díky virtuálnímu sídlu tak sice můžete sídlit na prestižní adrese, taková prestiž ale ztrácí význam ve chvíli, kdy na stejné adrese sídlí několik dalších společností.

Využívání virtuálního sídla je dnes mezi společnostmi velmi oblíbené a mnohdy také výhodnější nežli stálá kancelář. Je však třeba věnovat dostatečnou pozornost a obezřetnost při výběru spolehlivého poskytovatele.

Potřebujete pomoc se zápisem sídla společnosti do obchodního rejstříku nebo s jinými službami pro vaši společnost?  Obraťte se na nás pro řešení!