Kdy budete potřebovat registraci na Úřadu pro ochranu osobních údajů

Osobní údaje jsou jakékoliv informace týkající se člověka, na základě kterých lze tohoto člověka přímo nebo nepřímo identifikovat. Proto osobní údaje podléhají silné ochraně. Kdo od osob tyto údaje získává, podléhá v určitých případech oznamovací povinnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

Kdo je správcem osobních údajů?

Ten, kdo určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, zpracování provádí a odpovídá za něj, je správcem osobních údajů. Za zpracování osobních údajů se považuje zejména shromažďování, ukládání, zpřístupňování, zveřejňování, uchovávání, ale i jejich likvidace. Před zpracováním samotným musí správce stanovit účel, k němuž mají být osobní údaje zpracovány, také jakými prostředky a způsobem bude zpracování provedeno.

Registrace na Úřadu pro ochranu osobních údajů

Správce osobních údajů musí splnit oznamovací povinnost u ÚOOÚ a to ještě před samotným zahájením zpracovávání. Tuto povinnost splní vyplněním a odesláním registračního formuláře na ÚOOÚ. Stejné povinnosti podléhá i změna již registrovaného zpracování osobních údajů. Této oznamovací povinnosti však nepodléhá každé zpracování osobních údajů. Pokud jsou zpracovávány osobní údaje, které jsou jinak veřejně přístupné v jiných databázích na základě jiného zákona (např. v obchodním rejstříku), které jsou zpracovávány, protože to ukládá zvláštní zákon, anebo jsou zpracovávány v rámci oprávněné činnosti určitého sdružení (náboženského, politického apod.).

Správně vyplněná registrace je základem

Pokud je oznámení správně vyplněné a obsahuje všechny náležitosti, lze začít se zpracováváním osobních údajů po třiceti dnech ode dne doručení oznámení. Pokud oznámení neobsahuje všechny potřebné náležitosti, ÚOOÚ vyzve správce k jejich doplnění a stanoví pro něj lhůtu. Pokud vznikne na základě podaného oznámení důvodná obava, že by zpracování osobních údajů mohlo probíhat v rozporu se zákonem, zahájí ÚOOÚ řízení. Pokud v jeho průběhu zjistí, že nejsou porušovány podmínky, provede registraci. Pokud podmínky porušovány jsou, registraci neprovede a tím pádem nebude mít správce oprávnění zpracovávat osobní údaje.

Registr zpracovatelů osobních údajů

Pokud o to správce požádá, vydá mu ÚOOÚ osvědčení o provedení registrace. ÚOOÚ má rovněž povinnost vést veřejný registr zpracování osobních údajů, ve kterém jsou uvedeny informace o správci a rovněž například účel zpracování a zdroj osobních údajů. Smyslem registru je umožnit všem osobám přesvědčit se, zda určitá právnická nebo fyzická osoba zpracovává osobní údaje a zda tato osoba splnila povinnost zpracování ÚOOÚ oznámit.

E-shop a online marketing

Při provozování e-shopu vznikne správci oznamovací povinnost tehdy, když bude údaje o zákaznících zpracovávat za účelem jejich databáze nebo marketingu. V takových případech je nutné získat od zákazníků souhlas a splnit vůči nim informační povinnost, tedy sdělit jim, kdo je správcem a za jakým účelem jsou údaje zpracovávány.

Obchodní sdělení v podobě emailu je určené k přímé nebo nepřímé podpoře zboží nebo služeb, ale také k podpoře pověsti podniku. Zaslat jej lze pouze tomu, kdo s tím souhlasí. Pokud je souhlas dán vyplněním volně dostupného formuláře na internetových stránkách, je nutné k tomu připojit ještě souhlas pomocí tzv. potvrzovacího emailu. Nejdůležitější však je umožnit zákazníkovi zvolit si, že již nechce obchodní sdělení dostávat. Toto rozhodnutí zákazníka je nutné respektovat. Více informací o zasílání hromadných emailů se dozvíte v tomto článku.

Pomůžeme Vám s registrací na ÚOOÚ i s nastavením způsobu zpracování osobních údajů!