Jak doručovat zaměstnanci písemnosti bez rizika?

Není bohužel nijak neobvyklé, že zaměstnanci a zaměstnavatelé si nejsou vědomi svých práv a povinností v pracovněprávních vztazích. I z vlastní praxe víme, že se používají taková protiřečí jako je například výpověď dohodou. Když není stranám pracovněprávního vztahu znám tak zásadní rozdíl jako je mezi výpovědí a dohodou o skončení pracovního poměru, asi těžko lze očekávat znalost poměrně „technických“ záležitostí, jako je například doručování písemností. Tentokrát se podíváme na to, jakými způsoby může zaměstnavatel doručovat písemnosti tak, aby si byl jistý, že se nedopustí žádného přešlapu.

Musí se písemnosti doručovat zaměstnanci do vlastních rukou?

Zaměstnanci se musí do vlastních rukou doručovat písemnosti týkající se vzniku, změn, a skončení pracovněprávního vztahu, odvolání z místa vedoucího zaměstnance, písemnosti týkající se odměňování (mzdový výměr), nebo záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného zaměstnance. Doručovat do vlastních rukou zaměstnance lze v zásadě třemi způsoby:

• osobně zaměstnavatelem
• prostřednictvím poštovních služeb
• prostřednictvím služeb elektronických komunikací

Doručování písemností je naprosto zásadní pro počátek běhu různých lhůt, například výpovědní doby. Není-li písemnost doručena správně, její účinky nikdy nenastanou, takže se neplatnosti takového jednání není nutné domáhat soudním rozhodnutím. Podívejme se tedy na jednotlivé způsoby doručování a jejich možná úskalí.

Jak správně doručovat písemnost zaměstnanci osobně?

Dle zákoníku práce nemusí být písemnost doručena zaměstnanci přímo na pracovišti, zaměstnavatel může písemnost doručit kdekoliv, kde bude zaměstnanec zastižen. Může tak učinit například i v místě bydliště zaměstnance nebo i na jiném místě. Je důležité prokázat, že zaměstnanec písemnost převzal, aby byla považována za doručenou, což se obvykle dělá tak, že stejnopis písemnosti určený zaměstnavateli zaměstnanec podepíše a potvrdí převzetí písemnosti.

Může samozřejmě nastat i situace, kdy zaměstnanec písemnost odmítne převzít. I v takových případech zákon předpokládá následky odmítnutí převzetí, aby nemohla nastat situace, že si zaměstnanec odmítá převzít např. výpověď. V těchto situacích by měl mít s sebou zaměstnavatel svědka, který podepíše záznam o tom, že zaměstnanec písemnost převzít odmítl. Zaměstnavatel si musí však dát pozor zejména na to, aby byl v případě sporu schopen prokázat, že se o doručení aktivně snažil, proto nepostačí pouhé nedostavení se zaměstnance na pracoviště na výzvu zaměstnavatele.

A co prostřednictvím pošty?

Zaměstnavatel doručuje zaměstnanci písemnosti poštou na poslední adresu, kterou mu zaměstnanec sdělil; je tudíž na zaměstnanci, aby zaměstnavatele upozornil na změnu doručovací adresy. Zákon vyžaduje, aby byla zaměstnanci písemnost doručena jako doporučená zásilka s dodejkou, s poznámkou „do vlastních rukou“, aby bylo zřejmě, že písemnost převzal právě adresát zásilky, obesílaný zaměstnanec. Převezme-li písemnost někdo jiný, nelze ji považovat za doručenou.

Je-li zásilka uložená na poště, zaměstnavatel pořád vyhráno nemá; za doručenou bude písemnost považována až dnem, kdy si ji zaměstnanec převzal. Zaměstnanec je vyzván, aby si zásilku vyzvedl do 15 dnů ode dne, kdy mu byla doručována, a tudíž když si ji převzít odmítne, za doručenou se považuje až v 15. den úložní lhůty.

Doručování elektronicky

Doručování písemností elektronicky samozřejmě lze, má to však několik podmínek: zaměstnanec musí sdělit zaměstnavateli svou elektronickou adresu, a současně musí písemně souhlasit s tímto způsobem doručování. Jedná se však o trochu nepraktický způsob doručování, jelikož zaměstnanec musí přijetí písemnosti potvrdit zaměstnavateli do tří dnů ode dne odeslání písemnosti, přičemž musí být obě písemnosti podepsané elektronickým podpisem.

Lze ovšem doručovat i prostřednictvím datové schránky. I s tímto způsobem musí zaměstnanec písemně souhlasit, avšak nemusí zaměstnavateli sdělit identifikátor své datové schránky, jelikož je dohledatelný v seznamu držitelů datových schránek. Doručování je v tomto případě snazší – písemnost je doručena momentem přihlášení zaměstnance do datové schránky, v případě jeho nezájmu počítá zákon s fikcí doručení. Nepřihlásí-li se zaměstnanec do datové schránky ve lhůtě deseti dnů ode dne dodání písemnosti, desátým dnem této lhůty se písemnost považuje za doručenou. Tento způsob doručování je ovšem velice vzácný, jelikož jen malé procento fyzických osob má zřízenou datovou schránku.

Není vám jasné, jakým způsobem doručovat písemnost zaměstnanci co nejefektivněji, nebo nevíte, jestli vámi odeslaná písemnost bude mít nějaké následky? Obraťte se na nás, naši kolegové vám rádi pomůžou!